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Politique de confidentialité

 

 Politique de confidentialité et d’utilisation des données personnelles chez Step Up Group et ses filiales

 Dernière mise à jour : 14/01/2019

 

 

 SOMMAIRE

 

1        Définitions des termes utilisés. 

2        Introduction et rôle de la politique de confidentialité. 

3        Droit d’accès et modifications. 

3.1        Sécurité des Données. 

3.2        Le stockage numérique. 

3.2.1        Les données stockées sur les serveurs de la société. 

3.2.2        Les données stockées sur des supports en lignes. 

3.3        Le stockage physique ou papier. 

4        Comment sont utilisées mes données personnelles. 

4.1        Je suis un Candidat 

4.1.1        Données collectées. 

4.1.2        Finalité destination. 

4.1.3        Temps de conservation. 

4.2        Je suis un Collaborateur. 

4.2.1        Données collectées. 

4.2.2        Finalité destination. 

4.2.3        Temps de conservation. 

4.3        Je suis un client Client-fournisseur. 

4.3.1        Données collectées. 

4.3.2        Finalité destination. 

4.3.3        Temps de conservation. 

 
 

1        Définitions des termes utilisés

 

On désignera par la suite :

·         « La société » : désigne la société STEP UP Group, SAS au capital de 200 000€, dont le siège social est situé 7 rue Roland Garros 38320 Eybens, immatriculée au RCS de Grenoble sous le n° 820 090 751, et l’ensemble de ses filiales.

·          « Données personnelles » : se définit comme « toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres », conformément à la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 (ex : nom, prénom, date et lieu de naissance, n° de sécurité sociale, adresse, n° de téléphone…).

·          « Supports » : désigne l’ensemble des supports utilisés par le Group et ses filiales, sur lesquels peuvent être stockées des données personnelles qu’il s’agisse d’un support numérique ou physique. Les supports utilisés sont les suivants :

·         L’ensemble des sites Internet et Intranet

·         Le réseau informatique interne à l’entreprise

·         Des applications et des logiciels

·         Les dossiers physiques conservés au format papier

·          « Candidat » : personne physique ayant postulé à une de nos offres d’emploi publiée sur Internet ou qui a été trouvée sur un site d’emploi sur lequel il a librement consenti de déposer son CV et ses coordonnées de contact.

·          « Collaborateur » : personne physique salariée par la société STEP UP GROUP ou une de ses filiales. Collaborateur inclut également toutes les personnes travaillant pour le compte de STEP UP GROUP et ses filiales : les salariés en portage, en sous-traitance, en Intérim, les travailleurs indépendants …

·          « Client-Fournisseur » : désigne les clients et les fournisseurs, de biens ou de services, utilisés ou potentiellement utilisés par Step Up Group et ses filiales.

·          « Traitement » : Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quelle qu’elle soit (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, effacement ou destruction, …).

 

2        Introduction et rôle de la politique de confidentialité


La présente politique de confidentialité vise à vous informer des engagements de la société eu égard au respect de la vie privée et la protection des données personnelles collectées auprès de nos candidats, collaborateurs et clients-fournisseurs, lors des différents processus en vigueur dans la société ainsi que de leur traitement.

Cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire jurisprudentielle ou technologique. C’est pourquoi nous vous invitons à vous y référer régulièrement afin de vérifier si vous disposez de la dernière version en date.

 

3        Droit d’accès et modifications


Vous disposez du droit d’accès à vos données personnelles, vous pouvez également vous opposer à leur traitement, les faire modifier ou supprimer et ce, en contactant la société uniquement par mail à l’adresse : rgpd@stepup-conseil.com en précisant obligatoirement dans l’objet « RGPD demande de modification ou suppression de données personnelles ».

Veuillez noter que certaines données personnelles sont indispensables au bon fonctionnement du suivi et de la gestion RH des collaborateurs et sont notamment indispensables au traitement de la paie. Par conséquent, ces données personnelles ne pourront pas être supprimées.

Dans le cadre où des demandes d’accès de rectification ou de suppression s’avèreraient infondées et répétitives la société se réserve le droit de s’opposer à ces demandes.

 

3.1      Sécurité des Données


Concernant les données personnelles stockées sur des supports numériques, la société distingue celles qui sont stockées sur des outils en ligne de celles qui sont stockées sur le serveur de la société.

 

3.2      Le stockage numérique


3.2.1     Les données stockées sur les serveurs de la société


La société dispose de serveurs qui lui sont propres. La société a délégué à une entreprise externe le soin de s’assurer de la maintenance, du bon fonctionnement et de la protection des données qui y sont stockées. La société assure par le biais des prestataires et des solutions de stockage qu’elle a choisi un haut niveau de protection.

Les données personnelles stockées sur les serveurs de la société bénéficient du même niveau de garantie et de sécurisation que les données confidentielles de la société.

 

3.2.2     Les données stockées sur des supports en lignes


Lors d’une connexion à l’un de nos supports numériques, votre adresse IP (numéro d’identification attribué sur Internet à votre ordinateur) est collectée automatiquement. Vous êtes informés que nos supports numériques sont susceptibles de mettre en œuvre un procédé automatique de traçage (Cookie), auquel vous pouvez faire obstacle en modifiant les paramètres concernés de votre navigateur internet. La société a délégué à une entreprise externe le soin de s’assurer de la maintenance, du bon fonctionnement et de la protection des données qui sont stockées sur les supports en ligne. La société assure à ses candidats, collaborateurs et clients-fournisseurs par le biais des prestataires et des solutions de stockage qu’elle a choisi un haut niveau de protection de leurs données personnelles.

Qu’il s’agisse de données numériques ou papier, vous êtes informés qu’en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente vos données personnelles pourront être divulguées.

 

3.3      Le stockage physique ou papier


L’ensemble des données personnelles collectées par la société et stockées au format papier se trouve dans ses propres locaux qui sont sécurisés afin de garantir leur protection. Les données personnelles sous forme de papiers sont stockées dans des armoires fermées à clés. Les bureaux qui accueillent ces armoires sont également fermés chaque soir et en l’absence de personnel habilité à leur traitement.

Parallèlement à ces mesures de sécurité des consignes strictes de sécurité et de protection des données personnelles des candidats, collaborateurs et clients-fournisseurs sont appliquées au sein de la société.

Le personnel de la société habilité au traitement de données personnelles a été formé et sensibilisé à la notion de protection et sécurisation.

Les documents contenant des données personnelles sont récupérés dès leur impression. Sur les bureaux, il est interdit de laisser en évidence de tels documents. Une fois le traitement effectué, si ce n’est pas nécessaire de les conserver, les documents contenant des données personnelles sont détruits à l’aide d’un destructeur de documents.

Les mêmes règles sont appliquées pour les archives de la société.

 

4        Comment sont utilisées mes données personnelles


4.1        Je suis un Candidat


4.1.1     Données collectées


Au stade de la candidature seules les données personnelles inscrites sur le CV du candidat ou demandées via un formulaire de candidature sont récoltées. Il s’agit principalement des coordonnées personnelles : nom, prénom, adresse, n° de téléphone, mail.
La transmission d’un CV nous informe également sur le parcours professionnel, ainsi que sur la formation scolaire et professionnelle du candidat.

 

4.1.2     Finalité destination


Ces données personnelles sont uniquement destinées aux personnes en charge du processus de recrutement dans la société. Leur unique finalité est de pouvoir contacter et échanger avec les candidats au sujet de leurs compétences, parcours et souhaits professionnels afin de leur proposer des missions qui leur correspondent.

 

4.1.3     Temps de conservation


Les données personnelles collectées auprès d’un candidat en vue d’un recrutement sont conservées sur nos supports pendant deux ans à compter de la dernière date de contact avec le candidat.

 

4.2      Je suis un Collaborateur


4.2.1     Données collectées

 

Lorsqu’un candidat est recruté, il devient collaborateur.  A ce titre, la société, collecte auprès du collaborateur de nouvelles données personnelles via la « fiche information collaborateur », qui lui est généralement transmise par mail.

 

4.2.2     Finalité destination


Ces données personnelles sont essentiellement destinées à établir l’ensemble des documents administratifs liés à l’intégration d’un nouveau collaborateur dans la société (rédaction du contrat de travail, inscription à la mutuelle et prévoyance obligatoire, inscription à la médecine du travail, suivi de carrière …). La collecte et l’utilisation de ces données personnelles est également liée aux exigences et obligations légales auxquelles la société est soumise auprès des différents organismes sociaux auxquels elle adhère (URSSAF, caisse de retraite, caisse de prévoyance, mutuelle, CPAM …).

La société informe le collaborateur via la « fiche information collaborateur » de la destination de chacune des informations collectées.

Les données personnelles d’un collaborateur collectées à son arrivée et tout au long de sa collaboration avec la société sont uniquement destinées aux personnes de la société qui sont habilitées à leur traitement. Seules ces personnes, en raison de leur fonction seront amenées à intervenir sur ces données personnelles.

Exemple : comptable pour établir la fiche de paye d’un collaborateur, chargé de recrutement pour le suivi de carrière d’un collaborateur…

Les données personnelles sont visibles et utilisées uniquement par les salariés de la société qui sont des professionnels des ressources humaines (directeurs de BU, chargés de recrutement, chargés d’affaires, assistantes, comptables …).

Ces personnes ont été sensibilisées et formées à la protection des données personnelles. Elles se sont engagées au respect de la confidentialité tout comme la règlementation mise en place au sein de la société.

 

4.2.3     Temps de conservation


Etant donné l’activité de la société, et les obligations légales auxquelles elle doit répondre en tant qu’employeur, les données personnelles collectées pour un collaborateur le sont, sans limitation de durée.

 

4.3      Je suis un client Client-fournisseur


4.3.1     Données collectées


Dans le cas d’un client-fournisseur, les données personnelles collectées sont principalement des coordonnées individuelles : nom, prénom, numéro de téléphone, mail.

Dans certains cas, notamment dans la phase de sélection d’un fournisseur amené à fournir un service de prestation, la société pourra collecter des données relatives au parcours professionnel, à la formation scolaire et professionnelle de celui-ci.

 

4.3.2     Finalité destination


Les données personnelles collectées dans le cadre de la relation client-fournisseur / société, sont essentiellement des informations de contact permettant à la société de joindre son interlocuteur. Dans le cas des données personnelles relatives au parcours professionnel, à la formation scolaire et professionnelle du client-fournisseur (fournisseur) c’est un élément complémentaire qui permet à la société de valider ses choix de fournisseurs.

 

4.3.3     Temps de conservation


Les données personnelles collectées auprès des client-fournisseur sont conservées pendant une durée de dix ans, à compter du dernier contact avec ce dernier.

 

 

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